Agendar Cita →

MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

Responsable de Tratamiento: FinDolor S.A.S.
NIT: 900.586.827-3
Canales de atencin al titular:
Direccin: Carrera 15 # 97-46, edificio Torre 97, Torre 2, consultorios 705-706
Correo electrnico: contacto@findolor.com

  1. PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS
  2. MARCO LEGAL
  3. DEFINICIONES
  4. PRINCIPIOS ESPECIFICOS
  5. DATOS SENSIBLES
  6. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIN
  7. RECOLECCIN DE LA INFORMACIN
  8. AUTORIZACIN DEL TITULAR
  9. DERECHOS DE LOS NIOS, NIAS Y ADOLESCENTES
    10.DEBERES DE FINDOLOR COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
    DE DATOS PERSONALES.
    11.DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS
    12.POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN
    13.POLTICAS GENERALES PARA TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS
    14.POLTICAS ESPECFICAS PARA TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS
    15.AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO
    16.GARANTAS DEL DERECHO DE ACCESO
    17.AVISO DE PRIVACIDAD
    18.SEGURIDAD DE LA INFORMACIN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
    19.UTILIZACIN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS
    PERSONALES
  10. INFORMACIN PERSONAL POR PARTE FINDOLOR S.A.S.
    21.FUNCIN DE PROTECCIN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR
    FINDOLOR S.A.S.
    22.MBITO DE APLICACIN
    23.VIGENCIA
  1. PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS
    Este documento responde a la necesidad de dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el
    literal k) del artculo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los
    Responsables del Tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se destaca el de adoptar
    un Manual interno de polticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la
    ley y en especial, para la atencin de consultas y reclamos, as como el artculo 13 del Decreto
    1377 de 2013 que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del Tratamiento de
    desarrollar sus polticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados
    del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.
    El derecho fundamental al Habeas data tiene por objeto precisamente garantizar a los Titulares
    de los datos el poder de decisin y control que tienen sobre la informacin que les concierne,
    concretamente sobre el uso y destino que se les dan a sus datos personales. En este sentido, el
    derecho a la proteccin de datos personales dota al Titular de potestades para mantener el control
    sobre su informacin personal.
    La Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, desarrollan una serie de garantas e
    instrumentos diseados para garantizar la vigencia del referido derecho fundamental. De igual
    manera, la normatividad y la jurisprudencia relacionada con el derecho de habeas data se ha dado
    a la tarea de sealar la especialidad que tiene el tratamiento de datos personales de menores de
    edad, en aras de proteger los derechos de los nios, nias y adolescentes.
    En este contexto, el objeto de este documento consiste en cubrir dichas garantas e instrumentos
    teniendo en cuenta nuestra condicin de responsable del tratamiento de acuerdo con la ley 1581
    de 2012, el decreto 1377 de 2013 y dems normas relacionadas. Por tanto, FINDOLOR S.A.S.
    garantiza la proteccin de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen
    nombre y la imagen, con tal propsito, todas las actuaciones se regirn por principios de buena
    fe, finalidad, veracidad o calidad, acceso y circulacin restringida, seguridad, confidencialidad,
    legalidad, autodeterminacin informtica, libertad y transparencia.
    Quien, en ejercicio de cualquier actividad o servicio, pueda suministrar cualquier tipo de
    informacin o dato personal a FINDOLOR S.A.S. y en la cual ste acte como Encargado del
    tratamiento o responsable del tratamiento podr conocerla, actualizarla y rectificarla.
  1. MARCO LEGAL
    Constitucin Poltica (Art. 15)
    Ley 1266 de 2008
    Ley 1581 de 2012
    Decreto Reglamentario 1377 de 2013
    Decreto 1074 de 2015
    Circular 02 de noviembre de 2015
    Circular Externa 005 de 2017
  2. DEFINICIONES
    De conformidad con la legislacin vigente sobre la materia, se establecen las siguientes
    definiciones, las cuales sern aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretacin
    que garanticen una aplicacin sistemtica e integral, y en consonancia con los avances
    tecnolgicos, la neutralidad tecnolgica; y los dems principios y postulados que rigen los
    derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y proteccin
    de datos personales:
    AUTORIZACIN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
    Tratamiento de datos personales.
    AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicacin verbal o escrita generada por el responsable del
    tratamiento, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le
    informa acerca de la existencia de polticas de tratamiento de la informacin que le sern
    aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar
    a los datos personales.
    BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
    CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de sta
    (heredero).
    DATO PERSONAL: Cualquier informacin vinculada o que pueda asociarse a una o varias
    personas naturales determinadas o determinables.
    DATO PBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados
    datos pblicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesin u
    oficio y a su calidad de comerciante o servidor pblico. Por su naturaleza, pueden estar
    contenidos, entre otros, en registros pblicos, documentos pblicos, gacetas y boletines oficiales
    y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estn sometidos a reserva.
    ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurdica, pblica o privada, que por
    s misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del
    responsable del tratamiento.

HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades
pblicas y privadas.
LEY DE PROTECCIN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o
las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
OFICIAL DE PROTECCIN DE DATOS PERSONALES: Es la persona designada por la
entidad para coordinar, conocer y verificar que la implementacin del programa de gestin de
datos personales se ejecute de acuerdo con la legislacin vigente.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurdica, pblica o privada, que
por s misma o en asociacin con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los
datos.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
TRANSFERENCIA: cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales,
ubicado en Colombia, enva informacin o datos personales a un receptor que a su vez es
responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del pas.
TRANSMISIN: tratamiento de datos personales que implica la comunicacin de estos, dentro
o fuera del territorio de la Repblica de Colombia cuando tenga por objeto la realizacin de un
tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
TRATAMIENTO: Cualquier operacin o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recoleccin, almacenamiento, uso, circulacin o supresin.

  1. PRINCIPIOS ESPECFICOS
    FINDOLOR S.A.S. aplicar los siguientes principios especficos que se establecen a
    continuacin, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recoleccin, manejo, uso,
    tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
    a) Principio de Legalidad: En el uso, captura, recoleccin y tratamiento de datos personales, se
    dar aplicacin a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos
    personales y dems derechos fundamentales conexos.
    b) Principio de libertad: El uso, captura, recoleccin y tratamiento de datos personales slo
    puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos
    personales no podrn ser obtenidos o divulgados sin previa autorizacin, o en ausencia de
    mandato legal, estatutario o judicial que releve el consentimiento.
    c) Principio de finalidad: El uso, captura, recoleccin y tratamiento de datos personales a los
    que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por FINDOLOR S.A.S., estarn
    subordinados y atendern una finalidad legtima, la cual debe serle informada al respectivo titular
    de los datos personales.

En la recoleccin de los datos personales por parte del FINDOLOR S.A.S. se deber tener en
cuenta la finalidad del Tratamiento y/o de la base de datos; por tanto, deben ser datos adecuados,
pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relacin con la finalidad. Se prohbe la
recoleccin de datos personales desproporcionados en relacin con la finalidad para la cual se
obtienen.
d) Principio de veracidad o calidad: La informacin sujeta a uso, captura, recoleccin y
tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible. Se prohbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el uso, captura, recoleccin y tratamiento de datos personales
debe garantizarse el derecho del titular a obtener de FINDOLOR SAS en cualquier momento y
sin restricciones, informacin acerca de la existencia de cualquier tipo de informacin o dato
personal que sea de su inters o titularidad.
f) Principio de acceso y circulacin restringida: Los datos personales sern usados por
FINDOLOR SAS solo en el mbito de la finalidad y autorizacin concedida por el titular
del Dato Personal, por tanto, solo sern cedidos a terceros que requieran estos datos para la
prestacin de algn servicio a FINDOLOR S.A.S. que sea necesario y que tenga la
misma finalidad que le est dando la entidad a dichos datos personales. Salvo la informacin
pblica, no podrn estar disponibles en Internet u otros medios de divulgacin o comunicacin
masiva, salvo que el acceso sea tcnicamente controlable para brindar un conocimiento
restringido slo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propsitos la obligacin del
FINDOLOR S.A.S ser de medio.
g) Principio de seguridad: Los datos personales e informacin usada, capturada, recolectada y
sujeta a tratamiento por FINDOLOR S.A.S., ser objeto de proteccin en la medida en que los
recursos tcnicos y estndares mnimos as lo permitan, a travs de la adopcin de medidas
tecnolgicas de proteccin, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrnicos evitando su
alteracin, modificacin, prdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no
autorizado.
h) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen,
actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en las Bases de
Datos del FINDOLOR S.A.S. se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente
confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales,
contables, tcnicas o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecucin y ejercicio de sus
funciones.
Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la

administracin y manejo de bases de datos, debern suscribir un documento adicional u otros a
su contrato laboral o de prestacin de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta
obligacin persiste y se mantiene inclusive despus de finalizada su relacin con alguna de las
labores que comprende el tratamiento.

  1. DATOS SENSIBLES
    Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido
    puede generar su discriminacin, tales como aquellos que revelen el origen racial o tnico, la
    orientacin poltica, las convicciones religiosas o filosficas, la pertenencia a sindicatos,
    organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido
    poltico o que garanticen los derechos y garantas de partidos polticos de oposicin as como los
    datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biomtricos, entre otros, la captura de
    imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografas, iris, reconocimiento de voz, facial o
    de palma de mano, etc.
    Tratamiento De Datos Sensibles
    Se podr hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
    a) El Titular haya dado su autorizacin explcita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por
    ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorizacin;
    b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el inters vital del titular y este se encuentre
    fsica o jurdicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales debern otorgar
    su autorizacin;
    c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legtimas y con las debidas
    garantas por parte de una fundacin, ONG, asociacin o cualquier otro organismo sin nimo de
    lucro, cuya finalidad sea poltica, filosfica, religiosa o sindical, siempre que se refieran
    exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razn de
    su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrn suministrar a terceros sin la autorizacin
    del titular;
    d) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
    defensa de un derecho en un proceso judicial;
    e) El Tratamiento tenga una finalidad histrica, estadstica o cientfica. En este evento debern
    adoptarse las medidas conducentes a la supresin de identidad de los Titulares.
  2. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIN
    De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de proteccin
    de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FINDOLOR S.A.S. en
su condicin de responsable del tratamiento. Este derecho se podr ejercer, entre otros, frente a
datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
tratamiento est expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorizacin otorgada al FINDOLOR S.A.S. para el tratamiento de
datos, mediante cualquier medio vlido, salvo en los casos en que no es necesaria la
autorizacin.
c. Ser informado por FINDOLOR S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus
datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la Entidad que hiciere sus
veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las dems normas que la
modifiquen, adicionen o complementen, previo trmite de consulta o requerimiento ante
FINDOLOR S.A.S.
e. Revocar la autorizacin y/o solicitar la supresin del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantas constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al
menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la
presente poltica que motiven nuevas consultas.
Estos derechos podrn ser ejercidos por:
El titular, quien deber acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que
le ponga a disposicin del FINDOLOR S.A.S.
Los causahabientes del titular, quienes debern acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del titular, previa acreditacin de la representacin o
apoderamiento.
Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

  1. RECOLECCIN DE LA INFORMACIN
    En desarrollo de los principios de finalidad y libertad el FINDOLORS.AS, se limitar a solicitar
    aquellos datos personales que son estrictamente pertinentes y adecuados para la finalidad con
    que son recolectados para el cumplimiento del objeto social. Igualmente, no har uso de
    medios engaosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.
  2. AUTORIZACIN DEL TITULAR
    Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorizacin
    previa, expresa e informada del titular, la cual deber ser obtenida por cualquier medio que
    pueda ser objeto de consulta y verificacin posterior.

Casos en que no se requiere la Autorizacin
La autorizacin del Titular no ser necesaria cuando se trate de:
a) Informacin requerida por una entidad pblica o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pblica;
c) Casos de urgencia mdica o sanitaria;
d) Tratamiento de informacin autorizado por la ley para fines histricos, estadsticos o
cientficos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Sin embargo, quien acceda a los datos personales sin que medie autorizacin previa deber en
todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012.

  1. DERECHOS DE LOS NIOS, NIAS Y ADOLESCENTES
    En el Tratamiento se asegurar el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda
    proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de
    naturaleza pblica, y en este caso el tratamiento deber cumplir con los siguientes parmetros:
    a. Responder y respetar el inters superior de los menores.
    b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
    Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer informacin y capacitar a los
    representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores
    respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del
    uso responsable y seguro por parte de nios, nias y adolescentes de sus datos personales, su
    derecho a la privacidad y proteccin de su informacin personal y la de los dems.
  2. DEBERES DE FINDOLOR S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL
    TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
    FINDOLOR S.A.S. tendr presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de
    las personas a las que se refieren y que slo ellas pueden decidir sobre los
    mismos. En este sentido, har uso de ellos slo para aquellas finalidades para las que se
    encuentra facultado debidamente, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre
    proteccin de datos personales.
    En este sentido, cumplir con los siguientes deberes:
    a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hbeas data;
    b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorizacin otorgada por el titular para el
    tratamiento de datos personales;

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recoleccin y los derechos que le
asisten por virtud de la autorizacin otorgada;
d) Conservar la informacin bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
alteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la informacin que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la informacin, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas
las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las dems
medidas necesarias para que la informacin suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la informacin cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del
tratamiento;
h) Suministrar al encargado del tratamiento, segn el caso, nicamente datos cuyo Tratamiento
est previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012;
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad
y privacidad de la informacin del titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los trminos sealados por la ley.
k) Adoptar un manual interno de polticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y en especial, para la atencin de consultas y reclamos;
l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada informacin se encuentra en
discusin por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamacin y no haya finalizado el
trmite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de proteccin de datos cuando se presenten violaciones a los cdigos
de seguridad y existan riesgos en la administracin de la informacin de los Titulares.
o) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio sobre el tema en particular.
p) Usar nicamente datos cuyo tratamiento est previamente autorizado de conformidad con lo
previsto en la ley 1581 de 2012.
q) Velar por el uso adecuado de los datos personales de los nios, nias y adolescentes, en
aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
r) Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trmite» en la forma en que se regula en
la ley.
s) Insertar en la base de datos la leyenda «informacin en discusin judicial» una vez notificado
por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del
dato personal.
t) Abstenerse de circular informacin que est siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo
haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

u) Permitir el acceso a la informacin nicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
v) Usar los datos personales del titular slo para aquellas finalidades para las que se encuentre
facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre proteccin de
datos personales.

  1. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS
    a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hbeas data.
    b) Conservar la informacin bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
    adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    c) Realizar oportunamente la actualizacin, rectificacin o supresin de los datos en los trminos
    de la ley.
    d) Actualizar la informacin reportada por el responsable de Tratamiento dentro de los cinco (5)
    das hbiles contados a partir de su recibo.
    e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los trminos sealados
    en la ley.
    f) Adoptar un manual interno de polticas y procedimientos para garantizar el adecuado
    cumplimiento de la ley y, en especial, para la atencin de consultas y reclamos por parte de los
    Titulares.
    g) Registrar en la base de datos la leyenda reclamo en trmite en la forma en que se regula en
    la ley.
    h) Insertar en la base de datos la leyenda informacin en discusin judicial una vez notificado
    por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del
    dato personal.
    i) Abstenerse de circular informacin que est siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo
    haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
    j) Permitir el acceso a la informacin nicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
    k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los
    cdigos de seguridad y existan riesgos en la administracin de la informacin de los Titulares.
    l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
    Comercio.
  2. POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN
    FINDOLOR S.A.S, como responsable de tratamiento de la informacin velar porque el
    encargado de cabal cumplimiento a las mismas. Las polticas de tratamiento de la informacin
    debern constar en medio fsico o electrnico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas
    en conocimiento de los titulares. Dichas polticas deben incluir por lo menos la siguiente
    informacin:

a) Nombre, razn social, domicilio, direccin, correo electrnico y telfono de FINDOLOR
S.A.S.
b) Tratamiento al cual sern sometidos los datos y finalidad de este cuando esta no se haya
informado mediante aviso de privacidad.
c) Derechos que le asisten como titular.
d) Persona o rea responsable de la atencin de peticiones, consultas, y reclamos ante la cual el
titular de la informacin puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, y suprimir el
dato y revocar la autorizacin.
e) Procedimiento para que los titulares de la informacin puedan ejercer los derechos a conocer,
actualizar, rectificar, y suprimir el dato y revocar la autorizacin.
f) Fecha de entrada en vigencia de la poltica de tratamiento de la informacin y periodo de
vigencia de la base de datos.
Para tal efecto, FINDOLOR S.A.S. se compromete a cumplir con la normatividad vigente,
buscando mecanismos efectivos para la proteccin de los derechos de los titulares de los datos
personales a los cuales les d Tratamiento y desarrollar medidas de seguridad adecuadas para
evitar la adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la informacin.

  1. POLTICAS GENERALES PARA TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS
    a) El Dato Personal sometido a Tratamiento deber ser veraz, completo, exacto, actualizado,
    comprobable y comprensible. FINDOLOR S.A.S. mantendr la informacin bajo estas
    caractersticas siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
    b) Los Datos Personales solo sern Tratados por aquellos colaboradores de FINDOLOR S.A.S.
    que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la
    realizacin de tales actividades o por los Encargados.
    c) FINDOLOR S.A.S. autorizar expresamente al Administrador de las bases de datos para
    realizar el tratamiento
    solicitado por el Titular de la informacin.
    d) FINDOLOR S.A.S. no har disponibles Datos Personales para su acceso a travs de Internet u
    otros medios de comunicacin masiva, a menos que se trate de informacin pblica o que se
    establezcan medidas tcnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas
    autorizadas por ley o por el titular.
    e) Todo Dato Personal que no sea Dato Pblico se tratar por FINDOLOR S.A.S. como
    confidencial, aun cuando la relacin contractual o el vnculo entre el Titular del Dato Personal y
    FINDOLOR S.A.S. haya finalizado. A la terminacin de dicho vnculo, tales Datos Personales
    deben continuar siendo Tratados de acuerdo con la normatividad vigente.
    f) Cada rea de FINDOLOR S.A.S. debe evaluar la pertinencia de anonimizar los documentos de
    carcter pblico que contengan datos personales, para su publicacin.

g) El Titular, directamente o a travs de las personas debidamente autorizadas, podr consultar
sus Datos Personales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en
las Polticas de Tratamiento de la informacin, adems, podr solicitar su historia clnica bajo los
canales dispuestos para ello por FINDOLOR S.A.S.
h) FINDOLOR S.A.S. suministrar, actualizar, ratificar o suprimir los Datos Personales a
solicitud del Titular para corregir informacin parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que
induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga
autorizacin o sea prohibida.
i) Cuando le sea solicitada informacin, ya sea mediante una peticin, consulta o reclamo por
parte del Titular, sobre la manera como son utilizados sus Datos Personales, FINDOLOR S.A.S.
deber entregar dicha informacin.
j) A solicitud del Titular y cuando no tenga ningn deber legal o contractual de permanecer en
las bases de datos de FINDOLOR S.A.S., los Datos Personales debern ser eliminados. En caso
de proceder una revocatoria de tipo parcial de la autorizacin para el Tratamiento de Datos
Personales para algunas de las finalidades FINDOLOR S.A.S. podr seguir utilizando los datos
para las dems finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.
k) Las polticas establecidas por FINDOLOR S.A.S respecto al tratamiento de Datos Personales
podrn ser modificadas en cualquier momento. Toda modificacin se realizar con apego a la
normatividad legal vigente, y las mismas entrarn en vigencia y tendrn efectos desde su
publicacin a travs de los mecanismos dispuestos por FINDOLOR S.A.S para que los titulares
conozcan la poltica de tratamiento de la FINDOLOR S.A.S informacin y los cambios que se
produzcan en ella, principalmente se utilizar como canal de divulgacin la pgina web.
l) Los Datos Personales solo podrn ser tratados durante el tiempo y en la medida que la
finalidad de su tratamiento lo justifique.
m) FINDOLOR S.A.S ser ms rigurosa en la aplicacin de las polticas de tratamiento de la
informacin cuando
se trate del uso de datos personales de los nios, nias y adolescentes asegurando la proteccin
de sus derechos fundamentales.
n) FINDOLOR S.A.S podr intercambiar informacin de Datos Personales con autoridades
gubernamentales o publicas tales como autoridades administrativas, de vigilancia y control, de
impuestos, organismos de investigacin y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio
de sus funciones.
o) Los Datos Personales sujetos a tratamiento debern ser manejados proveyendo para ello todas
las medidas tanto humanas como tcnicas para su proteccin, brindando la seguridad de que sta
no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin
autorizacin o para uso fraudulento.
p) Cuando finalice alguna de las labores de tratamiento de Datos Personales por los Servidores,

contratistas o Encargados del tratamiento, y aun despus de finalizado su vnculo o relacin
contractual con FINDOLOR S.A.S, stos estn obligados a mantener la reserva de la
informacin de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.
q) FINDOLOR S.A.S divulgar en sus servidores, contratistas y terceros encargados del
tratamiento las obligaciones que tienen en relacin con el tratamiento de Datos Personales
mediante campaas y actividades de orden pedaggico.
r) FINDOLOR S.A.S no realizar transferencia de informacin relacionada con Datos
Personales a pases que no cuenten con los niveles adecuados de proteccin de datos, de acuerdo
con los estndares que estn fijados en la misma Superintendencia.
s) El Titular de los datos personales puede ejercer, principalmente, sus derechos mediante la
presentacin de consultas y reclamos ante FINDOLOR S.A.S, en su sede cuyo domicilio es la
Carrera 16 # 97-46, Edificio Torre 97, Torre 2, consultorios 705-706, y por el correo electrnico
contacto@findolor.com
t) Cuando exista un Encargado del Tratamiento de Informacin de Datos Personales,
FINDOLOR S.A.S deber garantizar que la informacin que le suministra sea veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Adicionalmente le comunicar de manera
oportuna todas las novedades a que haya lugar para que la informacin siempre se mantenga
actualizada.
u) En el caso de existir un Encargado del Tratamiento de informacin de Datos Personales,
FINDOLOR S.A.S suministrar segn el caso, informacin de Datos Personales nicamente
cuyo Tratamiento realice en virtud de sus funciones legales y cuando excepcionalmente stas no
apliquen, con la autorizacin del Titular.
v) FINDOLOR S.A.S Informar al Encargado del Tratamiento de informacin de Datos
Personales, de existir uno, cuando determinada informacin se encuentra en discusin por parte
del Titular, una vez se haya presentado la reclamacin y no haya finalizado el trmite respectivo.
x) Cuando exista un Encargado del Tratamiento de informacin de Datos Personales, se exigir
que, en todo momento, se respeten las condiciones de seguridad y confidencialidad de la
informacin del Titular establecidas por FINDOLOR S.A.S.

  1. POLTICAS ESPECFICAS PARA TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS
    Base de Datos de Usuarios:
    a) FINDOLOR S.A.S realiza el tratamiento de Datos Personales de Usuarios en desarrollo de su
    objeto Social para la prestacin de servicios de Salud, programas de prevencin, programas de
    comunicacin, divulgacin, investigaciones mdicas, capacitacin y pruebas testimoniales,
    adems, requiere la autorizacin previa, expresa e informada del Titular. Podr obtener la
    autorizacin por medio de un documento fsico, electrnico, mensaje de datos, Internet, sitio
    web, o tambin de manera verbal o telefnica o en cualquier otro formato que permita su

posterior consulta a fin de constatar de forma inequvoca que sin el consentimiento del titular los
datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrnicos o fsicos. As
mismo, se podr obtener por medio de conductas claras e inequvocas del Titular que permitan
concluir de una manera razonable que este otorg su consentimiento para el manejo de sus Datos
Personales.
b) FINDOLOR S.A.S solicitar la autorizacin a los Titulares de los datos personales y
mantendr las pruebas de sta, cuando en virtud de las funciones de prestacin de servicios de
Salud, programas de prevencin, programas de comunicacin, divulgacin, capacitacin y
pruebas testimoniales, realice invitaciones a charlas, conferencias o videos que impliquen el
Tratamiento de Datos Personales con una finalidad diferente para la cual fueron recolectados
inicialmente.
c) En consecuencia, toda labor de tratamiento de Datos Personales realizada en FINDOLOR
S.A.S deber corresponder al ejercicio de su objeto social o a las finalidades mencionadas en la
autorizacin otorgada por el Titular, cuando la situacin as lo amerite. De manera particular, las
principales finalidades para el tratamiento de Datos Personales que corresponde a FINDOLOR
S.A.S desarrollar en ejercicio de su objeto social
se relacionan a continuacin:

Las hojas de vida de los candidatos a un cargo dentro de la entidad sern destruidas
inmediatamente se termine el proceso, sin embargo, la entidad responsable guardara datos
digitales relacionados con el proceso hasta por un plazo mximo de cinco (5) aos.
c) Si se contratan terceros para que apoyen los procesos de seleccin, en los respectivos contratos
se establecer que los datos personales recolectados debern ser tratados dando cumplimiento al
presente Manual de Polticas de Tratamiento de Datos. La finalidad de la entrega de los datos
suministrados por los interesados en las vacantes de FINDOLOR S.A.S y la informacin
personal obtenida del proceso de seleccin, se limita a la informacin relacionada con su
participacin en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes est prohibido.
d) Tratamiento de datos durante la relacin contractual: FINDOLOR S.A.S almacenar los datos
personales obtenidos durante el proceso de seleccin de los empleados en carpetas fsicas y
digitales ubicadas en el archivo del rea de Seguridad y Salud en el Trabajo. El acceso a la
informacin digital lo tendr la coordinadora de personal para administrar la relacin contractual
entre FINDOLOR S.A.S y los empleados, garantizando medidas de seguridad de acceso no
autorizado.
e) El uso de la informacin de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el
contrato de trabajo y en la poltica, est prohibido. Para ello, se anexar un Acuerdo de
confidencialidad de la informacin. El uso diferente de los datos e informacin personal de los
empleados solo proceder por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal
facultad.
f) Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la
relacin laboral, se requerir la Autorizacin expresa del Titular para lo cual se le deber
informar cules son los Datos Sensibles que sern objeto de tratamiento y la finalidad de este.
g) Tratamiento de datos despus de terminada la relacin contractual: Terminada la relacin
laboral, cualquiera que fuere la causa, FINDOLOR S.A.S almacenar los datos personales
obtenidos del proceso de seleccin y documentacin generada en el desarrollo de la relacin
laboral con empleados, en el archivo de Seguridad y Salud en el Trabajo, sometiendo tal
informacin a altos niveles de seguridad, en virtud de la potencialidad de que la informacin
laboral pueda contener Datos Sensibles.
h) FINDOLOR S.A.S dar trmite a las solicitudes de cancelacin de tratamiento de Datos
personales, no obstante, cuando los mismos se requieran de acuerdo con una reglamentacin o
normal legal, debern permanecer mientras la norma lo exija.
Base de Datos de Proveedores:
a) FINDOLOR S.A.S solo utilizar los datos de proveedores que sean necesarios y pertinentes
para las finalidades de: seleccin del proveedor, ingreso de su informacin al sistema contable y
ejecucin del contrato a que haya lugar; para la adquisicin de servicios y/o compra de

implementos, tiles y papelera, insumos para los servicios de salud, para requerimiento de
nuevos productos; para la gestin contable, fiscal y administrativa y las dems actividades
establecidas especficamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios
proveedores, en el momento en que se requieran de conformidad con la normatividad vigente o
de conformidad con la Ley 1581 del 2012. Estos datos estarn salvaguardados en el rea de
Contabilidad.
b) Cuando se le exija a FINDOLOR S.A.S por naturaleza jurdica la divulgacin de datos de los
proveedores como consecuencia de un proceso de contratacin, sta se efectuar con las
previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y que prevengan a
terceros sobre la finalidad de la informacin que se divulga.
c) Cuando FINDOLOR S.A.S entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores y
terceros, stos debern proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las
normas vigentes. Para tal efecto se incluir en el contrato un Acuerdo de confidencialidad que
legitima la entrega de los datos personales. FINDOLOR S.A.S verificar que los datos
solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la
solicitud de acceso a los mismos.
Base de Datos de Especialistas:
a) Tratamiento de datos de los Especialistas: FINDOLOR S.A.S tendr informacin de titulares
relacionada con la prestacin de servicios de salud por parte de especialistas en la materia, para
ello deber contar con informacin fsica y digital con la finalidad de conservar la
documentacin soporte de la idoneidad del profesional, tanto para efecto del control interno de la
entidad como para procesos de auditora y verificacin por parte de la Superintendencia Nacional
de Salud o por la Secretara Seccional de Salud y Proteccin Social, deber garantizar en todo
caso, la autorizacin del profesional para el tratamiento de datos personales. El especialista podr
ser encargado de bases de datos de titulares relacionados con la prestacin de servicios de la
salud, sobre la cual la entidad sea responsable. Dicha informacin estar bajo la responsabilidad
del rea de Contratacin.
Tratamiento de datos personales de Clientes:
FINDOLOR S.A.S utilizar estos datos para, mediante contratos o convenios, desarrollar su
objeto social el cual es la prestacin de servicios de la salud humana. Tendr adems las
siguientes finalidades:
a) La informacin relacionada con las bases de datos de los clientes ser archivada por la
Gerencia. La entidad garantizar mediante contrato expreso, la confidencialidad de la
informacin y tratamiento adecuado de los datos personales.

b) Garantizar el Cumplimiento de la normatividad vigente, de obligaciones tributarias,
contractuales y de las rdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales,
administrativas o de particulares en ejercicio de funciones pblicas.
c) Envo de informacin comercial.
d) Registro en la contabilidad, cumplimiento y control de obligaciones.
e) Generacin de certificaciones sobre el titular de la informacin y la relacin contractual
sostenida.
f) Informar sobre cumplimiento y cambios en los servicios adquiridos y/o por adquirir.
g) Ejercer las actividades propias de su objeto principal y conexo.
Tratamiento de datos personales de video vigilancia:
a) FINDOLOR S.A.S tendr informacin relacionada con la imagen de los titulares que accedan
a los servicios de la entidad, nica y exclusivamente para garantizar una vigilancia y monitoreo
de las actividades que all se realizan bajo un principio de proteccin y seguridad en las
instalaciones, las imgenes recolectadas no podrn ser utilizadas para ninguna otra finalidad y
sern administradas por quien designe la Gerencia.
Para poder acceder a dichas imgenes por parte de terceros no autorizados, se deber contar con
una orden judicial, de lo contrario FINDOLOR S.A.S se reservar el derecho de acceso al titular
cuando tambin existan imgenes de otros titulares. Mediante avisos en cada una de las
instalaciones donde exista cmaras de video vigilancia, FINDOLOR S.A.S garantizar la plena
informacin a los titulares y la autorizacin de tratamiento ser expresa e inequvoca. Dicha
informacin ser responsabilidad del rea de sistemas de la organizacin.
Tratamiento de datos de Accionistas
A las personas naturales que adquieran la calidad de accionistas les sern tratados sus datos
personales con las siguientes finalidades:
a) Cumplimiento de la normatividad vigente y de rdenes expedidas por las autoridades
competentes, sean judiciales, administrativas o particulares en ejercicio de funciones pblicas.
b) Registro en la contabilidad, control y cumplimiento de obligaciones.
c) Gestiones legales, administrativas o judiciales.
d) Ejecucin y cumplimiento de los estatutos, reglamentos, protocolos y dems actos jurdicos.
e) Generacin de certificaciones, lo cual puede implicar el envo de informacin personal a
terceros encargados, tales como rganos de control societario.
f) Envo de informacin y de convocatorias o comunicaciones relacionadas con FINDOLOR
S.A.S.

  1. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO

La recoleccin, almacenamiento, uso, circulacin o supresin de datos personales por parte
FINDOLOR S.A.S, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del
titular de estos.
Medio y manifestaciones para otorgar la Autorizacin la autorizacin puede constar en un
documento fsico, electrnico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato
que permita garantizar su posterior consulta, mediante el cual se pueda concluir de manera
inequvoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido
capturados y almacenados en la base de datos. La autorizacin ser generada por FINDOLOR
S.A.S y ser puesto a disposicin del titular con antelacin y de manera previa al tratamiento de
sus datos personales (ver anexo N 1 Autorizacin para el tratamiento de datos personales).
Prueba de la Autorizacin
FINDOLOR S.A.S. utilizar los mecanismos con que cuenta actualmente e
implementar y adoptar las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o
mecanismos tcnicos o tecnolgicos idneos de cundo y cmo obtuvo autorizacin por parte de
los titulares de datos personales para el tratamiento de estos. Para dar cumplimiento a lo anterior,
se podrn establecer archivos fsicos o repositorios electrnicos realizados de manera directa o a
travs de terceros contratados para tal fin.

  1. GARANTAS DEL DERECHO DE ACCESO
    FINDOLOR S.A.S., garantizar el derecho de acceso cuando, previa acreditacin de la identidad
    del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposicin de este, sin
    costo o erogacin alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales
    a travs de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrnicos que permitan el acceso
    directo del titular a ellos. Dicho acceso deber ofrecerse sin lmite alguno y le deben permitir al
    titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en lnea.
    Consultas
    Los titulares, o sus causahabientes podrn consultar la informacin personal del Titular que
    repose en cualquier base de datos. En consecuencia, FINDOLOR S.A.S., garantizar el
    derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la informacin contenida en el registro
    individual o que est vinculada con la identificacin del titular.
    Con respecto a la atencin de solicitudes de consulta de datos personales FINDOLOR S.A.S.,
    garantiza:

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atencin de
solicitudes de consulta, las mismas sern atendidas en un trmino mximo de diez (10) das
hbiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta
dentro de dicho trmino, se informar al interesado antes del vencimiento de los 10 das,
expresando los motivos de la demora y sealando la fecha en que se atender su consulta, la cual
en ningn caso podr superar los cinco (5) das hbiles siguientes al vencimiento del primer
plazo.
Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la informacin contenida en una base de
datos debe ser objeto de correccin, actualizacin o supresin, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrn presentar un reclamo
ante FINDOLOR S.A.S., el cul ser tramitado de la siguiente manera:

  1. El reclamo lo podr presentar el Titular, teniendo en cuenta la informacin sealada en el
    artculo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artculo 9 del Decreto 1377 y se formular mediante
    solicitud dirigida al FINDOLOR S.A.S. al correo contacto@findolor.com, con la identificacin
    del titular, la descripcin de los hechos que dan lugar al reclamo, la direccin, y acompaando
    los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerir al
    interesado dentro de los cinco (5) das siguientes a la recepcin del reclamo para que subsane las
    fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
    presente la informacin requerida, se entender que ha desistido del reclamo. En caso de que
    quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dar traslado al oficial de tratamiento
    en un trmino mximo de dos (2) das hbiles e informar de la situacin al interesado.
  2. Una vez recibido el reclamo completo, ste se catalogar con la etiqueta «reclamo en trmite»
    y el motivo de este, en un trmino no mayor a dos (2) das hbiles. Dicha etiqueta se mantendr
    hasta que el reclamo sea decidido.
  3. El trmino mximo para atender el reclamo ser de quince (15) das hbiles contados a partir
    del da siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de
    dicho trmino, se informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atender
    su reclamo, la cual en ningn caso podr superar los ocho (8) das hbiles siguientes al
    vencimiento del primer trmino.
    Implementacin de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos
    En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrn solicitar al
    FINDOLOR S.A.S., la rectificacin, actualizacin o supresin de sus datos personales, previa
    acreditacin de su identidad.

Los derechos de rectificacin, actualizacin o supresin nicamente se podrn ejercer por:
a) El titular o sus causahabientes, previa acreditacin de su identidad, o a travs de instrumentos
electrnicos que le permitan identificarse.
b) Su representante, previa acreditacin de la representacin.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deber acreditarse en debida
forma la personera o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se
tendr por no presentada.
La solicitud de rectificacin, actualizacin o supresin debe ser presentada a travs de los medios
habilitados por el FINDOLOR S.A.S., sealados en el aviso de privacidad
y contener, como mnimo, la siguiente informacin:

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron
recabados.
Esta supresin implica la eliminacin total o parcial de la informacin personal de acuerdo con
lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por
FINDOLOR S.A.S.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelacin no es absoluto y el responsable
puede negar el ejercicio de este cuando:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminacin de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a
obligaciones fiscales, la investigacin y persecucin de delitos o la actualizacin de sanciones
administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurdicamente tutelados del titular; para
realizar una accin en funcin del inters pblico, o para cumplir con una obligacin legalmente
adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelacin de los datos personales, FINDOLOR S.A.S., debe
realizar operativamente la supresin de tal manera que la eliminacin no permita la recuperacin
de la informacin.
Para que los titulares puedan ejercer sus derechos de acceder, conocer, actualizar, rectificar o
suprimir sus datos personales FINDOLOR S.A.S. facilitar a los titulares el Formato para
Requerimiento del titular de Datos Personales (ver Anexo N2) para que sea diligenciado y
enviado a los canales de atencin dispuestos para ello.
Revocatoria de la autorizacin
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento o autorizacin para el
tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una
disposicin legal o contractual. Para ello, FINDOLOR S.A.S. deber establecer mecanismos
sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo
medio por el que lo otorg y en los trminos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos
reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.
Se deber tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocacin del
consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades
consentidas, esto es, que FINDOLOR S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del
titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo
para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la
revocacin parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el
responsable, de conformidad con la autorizacin otorgada puede llevar a cabo y con los que el
titular est de acuerdo.

Por lo anterior, ser necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria,
indique en esta si la revocacin que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hiptesis se
deber indicar con cul tratamiento el Titular no est conforme.
Habr casos en que el consentimiento, por su carcter necesario en la relacin entre Titular y
responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposicin legal no podr ser revocado.
Los mecanismos o procedimientos que FINDOLOR S.A.S. establezca para atender las
solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrn exceder los plazos previstos
para atender las reclamaciones conforme se seala en el artculo 15 de la Ley 1581 de 2012.

  1. AVISO DE PRIVACIDAD
    El Aviso de Privacidad es el documento fsico, electrnico o en cualquier otro formato conocido
    o por conocer, que es puesto a disposicin del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
    A travs de este documento se informa al Titular la informacin relativa a la existencia de las
    polticas de tratamiento de informacin que le sern aplicables, la forma de acceder a las mismas
    y las caractersticas del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. (Ver Anexo N3
    Aviso de privacidad.)
    Alcance y contenido del aviso de privacidad
    El Aviso de Privacidad, como mnimo, deber contener la siguiente informacin:
    a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento;
    b. El tipo de tratamiento al cual sern sometidos los datos y la finalidad del mismo, y c. Los
    mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la poltica de
    tratamiento de la informacin y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los
    casos, debe informar al titular cmo acceder o consultar la poltica de tratamiento de
    informacin.
    FINDOLOR S.A.S. conservar el modelo del aviso de privacidad que se transmiti a los
    Titulares mientras se lleve a cabo el tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones
    que de ste se deriven. Para el almacenamiento del modelo, podr emplear medios informticos,
    electrnicos o cualquier otra tecnologa.
  2. SEGURIDAD DE LA INFORMACIN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
    En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, FINDOLOR
    S.A.S., adoptar las medidas tcnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
    otorgar seguridad a los registros evitando su alteracin, prdida, consulta, uso o acceso
    no autorizado o fraudulento.
    FINDOLOR S.A.S. mantendr protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el
    personal con acceso a los datos de carcter personal y a los sistemas de informacin.

El procedimiento de medidas de seguridad deber considerar, como mnimo, los siguientes
aspectos:
a) Capacitacin del personal que ingresa a la Entidad acerca de la Poltica de Tratamiento de
datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.
b) mbito de aplicacin del procedimiento con especificacin detallada de los recursos
protegidos.
c) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estndares encaminados a garantizar el nivel de
seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
d) Funciones y obligaciones del personal.
e) Estructura de las bases de datos de carcter personal y descripcin de los sistemas de
informacin que los tratan.
f) Procedimiento de notificacin, gestin y respuesta ante las incidencias.
g) Procedimientos de realizacin de copias de respaldo y de recuperacin de los datos.
h) Controles peridicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el
procedimiento de seguridad que se implemente.
i) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.
j) El procedimiento deber mantenerse actualizado en todo momento y deber ser revisado
siempre que se produzcan cambios relevantes.
k) El contenido del procedimiento deber adecuarse en todo momento a las disposiciones
vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

  1. UTILIZACIN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS
    PERSONALES E
    INFORMACIN PERSONAL POR PARTE FINDOLOR S.A.S.
    Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona
    titular de datos personales pueda tener con el FINDOLOR S.A.S., la totalidad de
    su informacin puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables,
    con la aceptacin de la presente poltica, autoriza expresamente para transferir Informacin
    Personal. La informacin ser transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con
    FINDOLOR S.A.S. Sin perjuicio de la obligacin de observar y mantener la confidencialidad de
    la informacin, FINDOLOR S.A.S., tomar las medidas necesarias para que esos terceros
    conozcan y se comprometan a observar esta Poltica, bajo el entendido de que la informacin
    personal que reciban nicamente podr ser utilizada para asuntos directamente relacionados con
    la Entidad y solamente mientras sta dure, y no podr ser usada o destinada para propsito o fin
    diferente.
    Se prohbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a pases que no proporcionen
    niveles adecuados de proteccin de datos. Se entiende que un pas ofrece un nivel adecuado de

proteccin de datos cuando cumpla con los estndares fijados por la Superintendencia de
Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningn caso podrn ser inferiores a los que
la ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios.
Esta prohibicin no regir cuando se trate de:
a) Informacin respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorizacin expresa e inequvoca
para la transferencia;
b) Intercambio de datos de carcter mdico, cuando as lo exija el Tratamiento del Titular por
razones de salud o higiene pblica;
c) Transferencias bancarias o burstiles, conforme a la legislacin que les resulte aplicable;
d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la Repblica de
Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
e) Transferencias necesarias para la ejecucin de un contrato entre el Titular y el responsable del
Tratamiento, o para la ejecucin de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la
autorizacin del Titular;
f) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del inters pblico, o para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
FINDOLOR S.A.S., tambin puede intercambiar informacin personal con autoridades
gubernamentales o pblicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o
administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigacin penal, civil, administrativa,
disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores,
auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:
a) Para cumplir con las leyes vigentes;
b) Para cumplir con procesos jurdicos;
c) Para responder las solicitudes de las autoridades y del gobierno;
d) Para hacer cumplir nuestros trminos y condiciones;
e) Para proteger nuestras operaciones;
f) Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de
terceros;
g) Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daos y perjuicios que nos puedan
afectar.

  1. FUNCIN DE PROTECCIN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE
    FINDOLOR S.A.S
    FINDOLOR S.A.S., como responsable del Tratamiento de Datos Personales, designar por
    intermedio de la gerencia (Documento Interno) al OFICIAL DE PROTECCIN DE DATOS y
    responsable por el Sistema de Administracin de Riesgos de Proteccin de Datos, el cual dar
    trmite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta,

rectificacin, actualizacin, supresin y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente
sobre proteccin de datos personales.
Tambin ser responsable de la adopcin e implementacin de las obligaciones previstas en la
normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.

  1. MBITO DE APLICACIN
    El presente Manual ser aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos
    del FINDOLOR S.A.S., cuyo titular sea una persona natural.
  2. VIGENCIA
    El presente manual rige a partir del 01 de febrero de 2019 y deja sin efectos los reglamentos o
    manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas en
    FINDOLOR S.A.S.

Luis Alberto Garzn Fernndez
C.C 78.696.419
Gerente y Representante legal
FinDolor S.A.S.